الصلاحيات والموافقات: من ينفذ العمل ومن يعتمده؟

يحتاج موظف المبيعات إلى معرفة ما إذا كان طلب العميل قد سُلّم، لكنه لا يحتاج بالضرورة إلى تعديل كميات المستودع. وقد يحتاج مدير القسم إلى اعتماد مصروف يخص قسمه، دون أن تكون لديه صلاحية تغيير إعدادات النظام بالكامل.

تساعد الصلاحيات وقواعد الموافقة على تنظيم هذه المسؤوليات. فالمعلومات تكون متاحة لمن يحتاج إليها، بينما تُحدد صلاحية التعديل والاعتماد بحسب طبيعة العمل.

الصلاحية تختلف عن الموافقة

تحدد الصلاحية ما يسمح للمستخدم برؤيته أو تنفيذه، مثل مشاهدة معاملة أو إعدادها أو تعديلها. أما الموافقة فهي قرار باعتماد معاملة معينة.

قد يملك الموظف صلاحية إعداد طلب شراء، لكن الطلب يحتاج إلى موافقة مديره. وقد يستطيع المحاسب الاطلاع على طلب معتمد، دون أن يملك تعديل بياناته بعد أن ترتبت عليه معاملات أخرى.

يفصل DNA بين صلاحيات المشاهدة والإضافة والتعديل والحذف والإلغاء والاعتماد. وتتأثر الإجراءات المتاحة أيضاً بحالة المستند. لذلك قد يظهر المستند لمستخدم مع تقييد بعض إجراءاته، حتى تتمكن الأقسام من متابعة العمل مع بقاء مسؤولية تغييره لدى أصحاب الصلاحية.

لماذا تختلف الجهات المسؤولة عن الاعتماد؟

ليست كل موافقة قراراً مالياً فقط. فمدير القسم يعرف مدى الحاجة إلى المعدات المطلوبة، ومسؤول الموازنة يعرف التمويل المتاح، ومسؤول منطقة المستودع يعرف مدى ملاءمة استقبال البضاعة فيها.

قد يكون الشراء ضرورياً لكن توقيته غير مناسب. وقد يكون المبلغ ضمن الموازنة لكن المواصفات خاطئة. لذلك تستفيد الشركة من مراجعة الأشخاص المعنيين بكل جانب، بدلاً من اعتبار توقيع أي مدير كافياً.

يدعم DNA، في المعاملات التي تتوفر لها هذه القواعد، مستويات اعتماد متعددة وحدوداً للقيمة. ويمكن ربط اعتماد طلب الشراء بالقسم، واعتماد تحويل المخزون بالمسؤول عن منطقة الاستلام، واعتماد الموازنة بمسؤولية مركز التكلفة.

مثال: طلب معدات للصيانة

تحتاج الصيانة إلى معدات بديلة. تنص سياسة شركة افتراضية على أن الطلبات محدودة القيمة تعتمد من مدير القسم، بينما تحتاج الطلبات الأكبر إلى موافقة إدارية إضافية.

يوضح طالب الشراء المعدات المطلوبة وسبب الحاجة إليها وما قد يترتب على تأخرها. يراجع مدير القسم الحاجة التشغيلية، ثم يراجع المسؤول الإضافي الالتزام المالي إذا تجاوز الطلب الحد المحدد.

يمكن تمثيل هذا التدرج في DNA للمعاملات التي تدعمه. لكن الحد المالي يحدد من يوافق؛ ولا يثبت وحده أن السعر مناسب أو أن المواصفات صحيحة. هذه أمور يجب أن يفهمها المسؤول قبل الاعتماد.

توزيع المسؤوليات يحمي العمل

عندما ينفرد شخص واحد بإعداد المعاملة واعتمادها والتصرف في الأموال أو البضاعة ومراجعة النتيجة، تقل فرص اكتشاف الخطأ. لذلك توزع الشركات هذه المهام بين أشخاص مختلفين بقدر ما يسمح به حجم الفريق.

وتحتاج قواعد الموافقة إلى بيانات صحيحة حتى تعمل كما ينبغي. إذا كان اعتماد تحويل المخزون مرتبطاً بمسؤول منطقة الاستلام، فيجب أن يكون هذا المسؤول محدداً. وإذا كان اعتماد الموازنة مرتبطاً بمدير مركز التكلفة، فلا بد من وضوح هذه المسؤولية.

وجود قاعدة دون مسؤول مناسب قد يؤدي إلى بقاء المعاملات معلقة. كذلك، فإن استعجال المعاملة لا يعالج نقص مواصفاتها أو تكرارها؛ بل يستدعي مراجعتها بسرعة مع بقاء سبب القرار واضحاً.

كيف نفهم منع إجراء معين؟

قد يمنع النظام تعديل مستند بسبب صلاحية المستخدم، أو انتظار الموافقة، أو وجود أثر محاسبي، أو ارتباطه بمستندات لاحقة. فهم السبب يساعد الشركة على تحديد المسؤول عن المعالجة.

منح صلاحيات أوسع لا يحل كل مشكلة، وقد يتجاوز الضابط الذي يحافظ على صحة البيانات. الهدف من الإعداد الجيد هو أن ينجز كل شخص عمله بصلاحية مناسبة، وأن تكون الموافقات مطلوبة من الأشخاص القادرين على تقييم القرار.