المراحل والحالات: تنظيم العمل وفهم وضعه الحالي

المرحلة تحدد موضع العمل ضمن هيكل المشروع، أما الحالة فتوضح وضع المهمة الآن. فقد تكون مراحل المشروع هي التصميم والتركيب والتسليم، بينما تكون المهمة في أي مرحلة منها لم تبدأ، أو قيد التنفيذ، أو قيد المراجعة، أو مكتملة.

الفصل بين المعنيين ضروري لفهم التقارير. فقد تكون مهمة تركيب قيد المراجعة، بينما لم تبدأ مهمة أخرى في مرحلة التركيب نفسها. استخدام اسم المرحلة بديلاً عن الحالة يخفي هذا الفرق.

الإعدادات في DNA

يوفر DNA تعريفين منفصلين لمراحل المهام وحالاتها. يتضمن تعريف المرحلة الوصف وترتيب العرض وحالة النشاط. أما تعريف الحالة فيشمل الاسم وخصائص العرض والترتيب والنشاط، إضافة إلى نوع أساسي: لم تبدأ، أو قيد التنفيذ، أو قيد المراجعة، أو مكتملة.

النوع الأساسي ليس مجرد تسمية إضافية؛ إذ تعتمد عليه بعض حسابات التقدم والتغييرات المرتبطة بالحالة. لذلك يجب تحديده بعناية حتى لو كان اسم الحالة المخصص، مثل «بانتظار اعتماد العميل»، واضحاً للمستخدم.

لماذا نحتاج إلى حالة المراجعة؟

قد ينهي Daniel أعمال التركيب، لكن Emily تحتاج إلى فحصها قبل التسليم. إبقاء المهمة قيد المراجعة يوضح القرار المتبقي. أما اعتبارها مكتملة مبكراً فقد يخفي عملاً مهماً لم يُحسم بعد.

تمثل تفاصيل المهمة في DNA حالة المراجعة بنسبة 95% وحالة الاكتمال بنسبة 100%. هذه نسب مرتبطة بتصنيف الحالة؛ وليست قياساً يثبت إنجاز 95% من الكميات الفعلية أو استحقاق فوترة كامل قيمة العقد.

الاتفاق على معنى الاكتمال

ينبغي للفريق تحديد معنى كل حالة. فقد تعني المهمة المكتملة في أعمال الرسومات إصدار الرسم المعتمد، بينما تعني في أعمال التركيب قبول الفحص المطلوب. هذه معايير تحددها المؤسسة، وليست افتراضات موحدة يفرضها DNA على كل نشاط.

يساعد ثبات المراحل على مقارنة الأعمال المتشابهة، ويساعد ثبات معاني الحالات على تفسير التقدم. أما تغييرها لمجرد تحسين شكل التقرير فلا يغيّر النتيجة الحقيقية للمشروع.