قواعد الموافقة: ربط سلطة القرار بمخاطر العمل

الموافقة قرار يسمح للمعاملة بالاستمرار وفق قواعد المؤسسة. وتختلف عن إدخال البيانات وعن ترحيل القيد المحاسبي. تحدد العملية الجيدة صاحب القرار والمعلومات اللازمة والاستثناءات التي تحتاج إلى مراجعة إضافية.

ينبغي أن تناسب المراجعة المخاطر. فقد تختلف معاملة شراء روتينية صغيرة عن التزام كبير وغير معتاد. أما الحدود الدقيقة فهي سياسة للشركة، وليست قواعد ERP موحدة للجميع.

إعداد الموافقات في DNA

يعرّف DNA قواعد الموافقة بحسب نوع المعاملة، مع حالة التفعيل والمستويات وحدود القيم والخيارات المدعومة للمناطق والأقسام ومراكز التكلفة. ويتحقق النموذج المراجع من الأدوار المطلوبة ضمن هيكل المستويات المناسب. وللموافقة بحسب المنطقة في تحويل المخزون مسار خاص.

تُستخدم الخيارات في أنواع المعاملات التي تدعمها. وجود عدة خيارات لا يعني أن كل معاملة تستخدم جميع أسس الموافقة معاً.

أثر تغيير القاعدة على العمل القائم

قد توجد مستندات تنتظر الموافقة عند تعديل القاعدة. يتعرف مسار الحفظ في DNA إلى استجابة الخادم التي تفيد بأن هذه المستندات تمنع التغيير، ثم يعرض خيارات المعالجة التي أعادها الخادم. ويحمل طلب التطبيق الإجباري اللاحق الإجراء المختار والملاحظات.

لذلك لا يُعامل تغيير القاعدة كتعديل تسمية فقط. يجب فهم أثره على المستندات المعلقة قبل اختيار المعالجة.

مثال عملي

تريد Northstar مراجعة إضافية للمشتريات فوق حد افتراضي قدره 5,000 دولار أمريكي. ينبغي تحديد الدور المسؤول ومعالجة المستندات المعلقة، ثم فحص الحالات القريبة من الحد وفق المسار المعتمد.

حفظ القاعدة لا يثبت إعادة توجيه كل مستند سابق أو الموافقة عليه. تُراجع القاعدة الناتجة ومصير المستندات المعلقة وسجل الموافقات قبل الاعتماد على التغيير.