سند استلام البضاعة: التمييز بين المطلوب والواصل

الاستلام يوثق ما وصل فعلياً وفق إجراءات القبول، وليس ما كان المورد يفترض أن يرسله. قد تختلف الكمية أو الحالة أو النوع عن أمر الشراء، لذلك يجب أن يعكس سجل الاستلام الواقع المقبول.

الصنف والموقع والوحدة

يدعم DNA ربط الاستلام بأمر شراء أو إنشاء استلام يدوي حيث يناسب العملية، مع المستودع وموقع التخزين ووحدة القياس والاستلام الجزئي. يجب أن يطابق الصنف ونسخته البضاعة الموجودة، لا مجرد وصف عام في مستند المورد.

أمر شراء يتضمن عشرة صناديق، في كل صندوق 12 قطعة. وصلت ستة صناديق، أي 72 قطعة، وبقيت أربعة صناديق. وإذا لم يُقبل أحد الصناديق، يجب أن توضح السجلات كيفية التعامل معه وفق إجراءات الشركة، دون نسخ كمية الأمر كاملة كأنها وصلت.

تحويل الكمية لا يكفي وحده

في شاشة الاستلام المراجعة، يؤدي تغيير الوحدة إلى إعادة حساب الكمية الأساسية، لكنه لا يحول تلقائياً سعر الشراء المدخل يدوياً. لذلك يجب أن تتفق الكمية والسعر على أساس الوحدة المقصودة. سعر الصندوق لا يستخدم كسعر القطعة دون حساب.

العلاقة بالفاتورة

تساعد الفوترة المرتبطة بالاستلام على التمييز بين الكمية المستلمة والكمية التي سبق إصدار فاتورة بها. المتبقي للاستلام من الأمر يختلف عن المتبقي للفوترة من سند الاستلام.

استلام صحيح يوضح ماذا وصل وأين أصبح وما الذي قُبل وما الذي يحتاج معالجة. وهو أساس لتوفر المخزون ولمراجعة المطالبة المالية، لكنه لا يثبت أن المورد سُدد أو أن بقية الأمر اكتملت.