فاتورة المورد: فهم المطالبة والأدلة التي تؤيدها

فاتورة المورد مطالبة بمبلغ، ويجب تفسيرها في ضوء الاتفاق والاستلام والخدمة المقبولة والضرائب والخصومات. وصول الفاتورة لا يجعل كل ما فيها صحيحاً تلقائياً.

الربط بالاستلام

يمكن في DNA اختيار سند استلام أو أكثر وإحضار الكميات المتبقية للفوترة. في حقل الكمية المرتبط بالاستلام في النسخة المراجعة، تُخفض الكمية المدخلة إذا تجاوزت المتبقي المعروض. هذا ضبط في الشاشة، ولا يثبت وحده ما تفرضه جميع مسارات الخادم أو الاستيراد.

إذا استُلمت 70 وحدة وسبق إصدار فواتير عن 50 منها، فالمتبقي للفوترة 20 وحدة. إذا أرسل المورد فاتورة عن 30، يجب تفسير الفرق. تغيير كمية غير مرتبطة لإجبار الفاتورة على القبول لا يحل السبب.

بنود الأصناف وبنود الحسابات

يدعم DNA بنود أصناف يدوية وبنود حسابات عامة. يحدد الصنف ما تم شراؤه، بينما تصف بنود الحسابات رسوماً أو مصروفات تحتاج تصنيفاً مالياً وتوزيع تكلفة. تُقيّد خصومات البنود المرتبطة بالاستلام للمحافظة على الاتساق مع المصدر.

مراجعة القيمة

يجب فهم السعر والوحدة والخصومات والضريبة والتكاليف الإضافية معاً. قد يكون حساب الإجمالي صحيحاً لكن سعر الوحدة غير مطابق للاتفاق. وقد تكون الفاتورة عن استلام صحيح سبق احتساب جزء منه.

النتيجة المطلوبة مطالبة مفسرة يمكن تتبعها إلى سببها، ثم تسوية صحيحة مع المدفوعات والإشعارات الدائنة والدفعات المقدمة. اعتماد الفاتورة وسدادها مرحلتان منفصلتان.