من يعتمد هذا الشراء؟ الإجابة يجب أن تتبع مستوى المخاطرة.

طلب شراء لمستلزمات يومية يختلف عن التزام يستهلك جزءاً كبيراً من موازنة مشروع. لذلك ينبغي أن يعكس مسار الاعتماد مستوى المخاطرة والمسؤولية.

يدعم DNA إعداد مسارات اعتماد قائمة على القواعد وبمستويات متعددة. لكن البداية هي تحديد الغرض من كل موافقة ومن يتحمل مسؤولية القرار.

افصل القاعدة عن اسم الموظف

حدد المسار وفق نوع المعاملة وقيمتها والإدارة أو مركز التكلفة، ثم عيّن المسؤولين. بذلك تصبح مراجعة السياسة أسهل عندما تتغير الأدوار.

اكتب جدول قرارات واضحاً. قد تتطلب المشتريات المعتادة موافقة مسؤول الموازنة، وتضيف القيم الأعلى مراجعة مالية، بينما تحتاج الالتزامات الاستثنائية إلى مستوى إضافي. الحدود المالية قرار داخلي لكل شركة.

اختبر حدود القاعدة

جرّب قيمة مساوية للحد، وقيمة أقل منه، وأخرى أعلى منه. وحدد هل تعتمد القاعدة على الإجمالي أو الصافي، وبأي عملة. تجاهل هذه التفاصيل قد ينتج تطبيقين مختلفين للسياسة نفسها.

اختبر أيضاً مركز تكلفة غير محدد، وحالة يكون فيها مقدم الطلب هو المعتمد، ومعتمداً لا يملك صلاحية الشركة المعنية. لا تفيد مهمة الموافقة إذا تعذر على صاحبها مراجعة المستند.

راجع أثر التعديل بعد الموافقة

إذا زادت كمية أمر الشراء بعد اعتماده، فما الذي يحدث؟ حدد التغييرات التي تستلزم إعادة الاعتماد، وكيف يظهر القرار السابق. علامة الاعتماد لا تعني أن كل نسخة لاحقة خضعت للمراجعة.

اختبر الرفض والسحب والتعديل ضمن تجربة المسار، وليس الموافقة فقط.

شاهد السياسة أثناء العمل

استكشف إعداد النظام للقواعد، والمشتريات والتوريد للمعاملات، والموازنات ومراكز التكلفة للسياق المالي.

تظهر جودة السياسة عندما تقع حالة استثنائية: يصل الطلب إلى الشخص المناسب، مع سياق كافٍ وقرار موثق وخطوة تالية واضحة.