الدرس 122 من 159·4 دقيقة
قواعد الأتمتة: تحويل حدث متكرر إلى متابعة مفيدة
تكون الأتمتة مناسبة عندما يستدعي حدث واضح إجراءً متكرراً يمكن تعريفه بدقة. فهي تساعد على تقليل نسيان المتابعة، لكنها تحتاج إلى قاعدة أعمال مفهومة. عبارة «ذكّر الشخص المناسب عند تغير مستند مهم» لا تكفي قبل تحديد المستند والتغير والشروط والشخص المقصود.
تتكون القاعدة المفيدة من حدث يبدأ التقييم، وشروط تحدد الحالات المشمولة، وإجراء يعبّر عن النتيجة المطلوبة.
بناء القاعدة في DNA
يوفر محرر الأتمتة في DNA أحداثاً مثل إنشاء السجل أو تحديثه أو تغير حقل أو حالة، إضافة إلى إعداد مرتبط بمرور الوقت. ويربط الحدث بنوع السجل المقصود. ويتيح اختيار الإجراء في النسخة المراجعة إنشاء مهمة أو إرسال إشعار.
يتضمن إجراء المهمة عنوانها وإعداداتها. ويتضمن الإشعار الرسالة وتحديد المستلم، مع فحص عنوان الرسالة للقنوات التي تشمل البريد الإلكتروني. تصف هذه الإعدادات ما يُراد تنفيذه؛ فحفظ القاعدة لا يثبت وقوع الحدث أو وصول الرسالة إلى المستلم.
مثال على قاعدة لها غرض واضح
قد ترغب مؤسسة افتراضية في إنشاء مهمة متابعة عندما يصل مستند معين إلى حالة متفق عليها. قبل إعداد القاعدة، يجب تحديد صاحب المهمة والغرض منها والحالات المستثناة، والتأكد من أن نوع السجل يدعم الحدث والحقول المختارة.
القاعدة الواسعة قد تنشئ مهام بلا مسؤول واضح أو إشعارات لا تستدعي أي تصرف. الرسالة المفيدة تشرح ما حدث وما القرار أو الاستجابة المطلوبة.
التحقق من التنفيذ
يطلب عرض سجلات الأتمتة في DNA بيانات التنفيذ، ويتيح تصفيتها بحسب القاعدة وحالة التنفيذ، والبحث في القاعدة والسجل الذي أطلق الحدث. وهكذا يمكن التمييز بين قاعدة جرى إعدادها ومحاولة تنفيذ حدثت بالفعل.
قد تنتج القائمة الفارغة عن شروط التصفية أو غياب الأحداث أو فشل التحميل. وحتى سجل التنفيذ الناجح يُفسَّر بحسب نتيجة الإجراء؛ فهو لا يثبت بمفرده أن شخصاً قرأ الإشعار أو أنجز المهمة المنشأة. تُراجع القاعدة من خلال نتائجها، خصوصاً بعد تعديل شروطها أو مستلميها.
لا تُحتسب لها درجة. أجب عن كل الأسئلة لإنهاء الدرس.
