جودة البيانات: فهم الفروق وتصحيح الأخطاء من أسبابها

قد يحسب النظام مجموع الفاتورة بدقة، لكن الفاتورة نفسها مسجلة على العميل الخطأ. وقد يظهر إجمالي التحصيل صحيحاً، بينما رُبطت إحدى الدفعات بفاتورة لم يقصد العميل سدادها.

لذلك لا تعني صحة الحساب وحدها أن المعلومات صحيحة. يجب أن تصف البيانات ما حدث فعلاً، وأن تكون مكتملة ومتسقة ومسجلة في الوقت المناسب.

ما الذي يجعل المعلومة موثوقة؟

الدقة تعني أن العميل والصنف والكمية والسعر والموقع والتاريخ يعكسون العملية الحقيقية أو الاتفاق الفعلي.

والاكتمال يعني تسجيل الأجزاء اللازمة لفهم العملية. فإذا سُلّمت البضاعة دون تسجيل التسليم، قد يظن القسم الآخر أنها لم تغادر المستودع. وإذا لم تُسجل دفعة مستلمة، قد تستمر مطالبة العميل بمبلغ سبق أن سدده.

والاتساق يعني استخدام البيانات نفسها بصورة صحيحة بين المعاملات، بحيث لا يتوزع العميل بين حسابات مكررة، ولا تتحول الكمية من صناديق إلى قطع دون احتساب نسبة التحويل.

أما التسجيل في الوقت المناسب فيتيح للأقسام اتخاذ قراراتها على أساس الوضع الحالي. قد يؤدي التأخير إلى تكرار شحنة أو شراء كمية لم تعد الشركة بحاجة إليها.

كيف يساعد DNA على تقليل الأخطاء؟

يعتمد DNA على البيانات الأساسية المشتركة، وربط المستندات، والصلاحيات، والتحقق من البيانات عند معالجة المعاملات. وتختلف عمليات التحقق بحسب المستند، فقد تتعلق بتوفر المخزون، أو اكتمال البيانات المطلوبة، أو صحة المبالغ، أو توافق خطة الفوترة.

تساعد هذه الضوابط على اكتشاف أخطاء محددة، لكنها لا تعرف كل ما حدث خارج النظام. فقد يكون رمز الصنف موجوداً وصحيحاً، لكنه يخص منتجاً مختلفاً عما طلبه العميل. وقد يقبل النظام تاريخاً صحيحاً من حيث الشكل، لكنه ليس تاريخ العملية الفعلي.

لهذا تحتاج جودة البيانات إلى ضوابط النظام وإلى فهم الموظف للعمل الذي يسجله.

وفي بنود التسليم الخاضعة لتتبع المخزون، يراعي DNA مجموع الكميات المطلوبة عندما تتكرر بنود الصنف نفسه، وبالمواصفات نفسها، ومن موقع التخزين نفسه. ففي مثال افتراضي، لا تكفي 15 قطعة لتغطية بندين يحتاج كل منهما إلى ثماني قطع؛ لأن المطلوب معاً 16 قطعة. وتُحسب الكميات على أساس وحدة موحدة قبل المقارنة. كما أن إعداد تتبع المخزون هو الذي يحدد خضوع البند لهذا الفحص عندما تكون قيمته محددة، ولا يُستثنى الصنف لمجرد وصفه بأنه خدمة.

مثال: النظام يعرض 50 قطعة والموجود 38

أظهر النظام وجود 50 قطعة من مكوّن معين، بينما وجد موظف المستودع 38 قطعة في الموقع الذي راجعه. الفرق هو 12 قطعة، لكن سبب الفرق لم يتضح بعد.

قد تكون القطع نُقلت إلى موقع آخر، أو صُرفت للاستخدام دون تسجيل، أو حدث خطأ في العد، أو وُجد نقص فعلي. ولكل احتمال معالجة مختلفة.

إذا كانت القطع في موقع آخر، فلا يزال إجمالي ما تملكه الشركة 50 قطعة. وإذا استُهلكت، نحتاج إلى فهم عملية الصرف والجهة التي تتحمل تكلفتها. وإذا كان العد غير صحيح، فإن تخفيض الرصيد سيخلق خطأ جديداً بدلاً من إصلاحه.

تساعد بيانات المواقع وحركات المخزون والجرد في DNA على مراجعة ما حدث. وبعد تحديد السبب، يمكن اختيار المعالجة المناسبة. الهدف هو إثبات الكمية الصحيحة وتفسير الفرق، وليس جعل الرقمين متساويين بأي إجراء.

المشكلة الظاهرة قد تكون لها أسباب مختلفة

قد تظهر فاتورة دون سداد لأن العميل متأخر فعلاً، أو لأن دفعة وصلت ولم تُسجل، أو لأن الدفعة سُجلت على حساب عميل آخر. تبدو النتيجة متشابهة في التقرير، لكن المسؤول عن الحل والإجراء المطلوب يختلفان.

يساعد وصف المشكلة بوضوح على حلها: ما الوضع المتوقع؟ وما الذي يظهر فعلياً؟ وما المستندات المعنية؟ وما أثر الفرق على العمل؟ ويمكن بذلك توجيه المراجعة دون افتراض السبب قبل التحقق منه.

تصحيح السبب والمحافظة على سجل واضح

لتسوية المخزون، والإشعار الدائن، وتعديل ربط الدفعات بالفواتير، والقيد المحاسبي أغراض مختلفة. يختار المسؤول المعالجة المناسبة بحسب طبيعة الخطأ وحالة المستند والإجراءات المتاحة، مع توضيح ما تغيّر ولماذا.

وبعد التصحيح، تفيد مراجعة ما إذا كان الخطأ يتكرر. فقد تعني أخطاء الوحدات المتكررة أن تعريف الأصناف يحتاج إلى تحسين، وقد يدل تكرار العملاء على عدم وضوح المسؤول عن إنشاء حساباتهم، وقد يكشف تأخر الموافقات عن مسؤوليات لم تُحدد جيداً.

بهذه الطريقة، لا تقتصر المراجعة على إصلاح رقم في تقرير، بل تساعد على منع تكرار المشكلة وتحسين المعلومات التي تعتمد عليها الأقسام في عملها.