الدرس 42 من 159·4 دقيقة
أمر الشراء: تسجيل التزام الشركة تجاه المورد
أمر الشراء يوضح ما اتفقت الشركة على شرائه ومن أي مورد وبأي كمية وسعر وشروط. إنه أساس لمتابعة التوريد والفوترة، وليس إثباتاً على وصول البضاعة أو دفع قيمتها.
الاتفاق الذي ترجع إليه الأقسام
تحتاج المشتريات إلى مرجع للتوريد، ويحتاج المستودع إلى معرفة المتوقع وصوله، وتحتاج الحسابات إلى أساس لفحص الفاتورة. يجب أن تصف معلومات المورد والعملة والوحدة والسعر والخصم والضريبة والتوقيت الاتفاق نفسه.
يدعم DNA إنشاء أوامر مرتبطة بمصادر سابقة، مع توزيع التكلفة وفحص الموازنة والموافقة والطباعة والبريد. يفسر طلب الشراء الحاجة، ويفسر طلب عروض الأسعار اختيار المورد؛ فلا ينبغي فقدان هذه العلاقة عند إصدار الأمر.
مثال على تنفيذ جزئي
أمر شراء يتضمن 100 وحدة بسعر 25 دولاراً للوحدة. وصلت 70 وحدة في الدفعة الأولى؛ فيبقى التزام بتوريد 30 وحدة ما لم يتغير الاتفاق. فاتورة عن 100 وحدة تحتاج تفسيراً إذا كان الاتفاق يربط الفوترة بالكميات المستلمة.
إغلاق الأمر بالكامل عند وصول أول دفعة يخفي الجزء المتبقي. وإنشاء أمر جديد غير مرتبط عن الثلاثين وحدة قد يكرر الالتزام بدلاً من متابعته.
ماذا تعني حالة الأمر؟
الموافقة والتوريد والفوترة والسداد حالات مختلفة للعملية. يجب قراءة المستندات المرتبطة والكميات المتبقية، وعدم استنتاج اكتمال السداد من اكتمال التوريد أو العكس.
تكون قيمة أمر الشراء في بقائه مرجعاً موثوقاً لما اتفقت عليه الشركة وما نُفذ وما لم ينفذ، مع تفسير أي تغيير في الكمية أو السعر أو الشروط.
لا تُحتسب لها درجة. أجب عن كل الأسئلة لإنهاء الدرس.
