دفعات العملاء وتخصيصها: معرفة ما سُدد فعلياً

استلام المال يختلف عن تحديد الدين الذي يسدده. يوضح سجل الدفعة الطرف والمبلغ والتاريخ وطريقة التحصيل والحساب المستلم. أما التخصيص فيربط المبلغ بالفاتورة أو المستحق الذي يغطيه.

لماذا لا تكفي قيمة الإيصال؟

إذا كان على العميل فاتورتان بقيمة 800 و700 دولار، واستلمت الشركة 1,000 دولار، فقد يسدد الأولى بالكامل و200 من الثانية، أو يوزع المبلغ بطريقة أخرى متفق عليها. يظل إجمالي النقد واحداً، لكن الرصيد المتبقي لكل فاتورة يتغير بحسب التخصيص.

يدعم DNA دفعات البنك والنقد والشيكات، وتخصيص الفواتير، والعملات المتعددة، وتحصيل المبالغ المحتجزة. كما يميز تسوية الطرف الثالث عن سداد العميل العادي. يجب أن يتطابق الطرف والحساب والمبلغ مع الحدث الفعلي.

الشيك ومبلغ البنك

حيازة شيك لا تعني بالضرورة أن قيمته أصبحت أموالاً متاحة في البنك. يحتاج الشيك إلى فهم مرحلته وما إذا كان قد حُصل أو رُفض. لذلك يجب ألا تختصر كلمة مدفوع كل ما يتعلق بحركة الشيك دون قراءة السجلات المناسبة.

عند ربط دفعة بفاتورة بعملة مختلفة، يجب استخدام أساس تحويل متوافق؛ فلا يمكن التعامل مع مبلغين بعملتين مختلفتين كما لو كانا بالعملة نفسها.

تصحيح التخصيص دون اختراع دفعة

لنفترض أن 500 دولار من إيصال سُجلت على فاتورة غير مقصودة. تصحيح العلاقة بين الإيصال والفاتورة لا يعني استلام 500 دولار جديدة أو رد المبلغ للعميل. المطلوب تفسير حركة المبلغ الأصلي والتخصيص الذي عُدّل وفق الإجراء المسموح.

وقد تشمل الالتزامات مستحق العميل وحصة طرف ثالث ومبلغاً محتجزاً. جمعها دون تمييز قد يخفي من لا يزال عليه الدفع. وإذا بقي مبلغ قابلاً للتحصيل فلا ينبغي شطبه لمجرد إنهاء المستند.

المراجعة المفيدة تجمع الديون الأصلية، والإيصالات الفعلية، والأرصدة الدائنة، والمبالغ المخصصة، وما بقي مفتوحاً. بهذه الصورة يمكن للحسابات تفسير الرصيد بدلاً من الاكتفاء بتأكيد وصول مبلغ إلى البنك.