بيانات المورد وشروط التعامل: معرفة جهة التوريد والجهة المستحقة للسداد

سجل المورد يحدد الطرف الذي تتعامل معه الشركة وتظهر الالتزامات باسمه. أما موظف الاتصال فهو شخص يمثل ذلك الطرف، وقد يختلف عنوان التسليم عن عنوان المراسلات أو الفوترة. تشابه الأسماء التجارية لا يكفي لاعتبار سجلين جهة واحدة.

هوية واحدة عبر المستندات

إذا سُجل المورد مرتين، فقد تُسجل دفعة مقدمة في حساب وفاتورة في الحساب الآخر. عندها تبدو الفاتورة غير مسددة رغم وجود مبلغ دُفع بالفعل. لذلك يجب أن تتصل المستندات بهوية المورد الصحيحة، مع التمييز بين تصحيح عنوان وتغيير الجهة القانونية المتعاقد معها.

يضم DNA مجموعات للموردين وشروطاً للدفع بالأجل أو مقدماً وربطاً بالحسابات، إضافة إلى نماذج للشروط التجارية. تحمل المستندات معلومات مثل العملة والعناوين والإعدادات الضريبية بحسب حقولها وطريقة إنشائها. هذه المعلومات نقطة بداية، ويظل الاتفاق المحدد هو أساس المراجعة.

شروط الدفع ليست شروط التوريد

شروط الدفع تشرح متى وكيف يُسدد المبلغ. أما شروط المستند فقد توضح المواصفات والتسليم والقبول. وتصنيف المورد في مجموعة يخدم التنظيم والتحليل؛ فلا يحل محل أي من النوعين.

إذا طلب مورد 30% قبل الشحن، يجب أن تبقى الدفعة معروفة حتى تسويتها مع الالتزام اللاحق. سداد 30% ثم سداد كامل الفاتورة دون احتساب الدفعة السابقة يؤدي إلى زيادة المبلغ المدفوع.

المحافظة على التاريخ

قد تتوقف الشركة عن إصدار طلبات جديدة لمورد مع بقاء فواتير أو إشعارات دائنة مفتوحة. وقف التعامل الجديد لا يلغي الحاجة إلى تاريخ واضح للتوريد والمطالبات والسداد. البيانات الجيدة تجعل هذا التاريخ قابلاً للفهم والمراجعة.