الدرس 45 من 159·4 دقيقة
شراء الخدمات والمصروفات: عندما لا يكون الشراء مخزوناً
الخدمة لا تُقبل بعدّ صناديق في المستودع. قد يكون إثبات التنفيذ تقريراً معتمداً أو عملاً منجزاً أو فترة خدمة. لذلك يجب أن يحدد الاتفاق النتيجة المطلوبة ومعيار قبولها ووقت استحقاق الفاتورة.
مثال على شرط القبول
يتفق استشاري على تقديم تقرير مقابل 12,000 دولار. يرسل مسودة ثم فاتورة، بينما يشترط العقد قبول النسخة النهائية. إرسال ملف لا يثبت تحقق هذا الشرط.
أما إذا نص الاتفاق على 6,000 دولار عند المسودة و6,000 دولار عند القبول النهائي، فإن المرحلة نفسها تعني استحقاقاً مختلفاً. الذي يحدد التفسير هو الاتفاق، لا عنوان الخدمة وحده.
التمثيل داخل DNA
يدعم طلب الشراء الخدمات والطلبات الخاصة. وتدعم فاتورة المورد بنود أصناف يدوية وبنود حسابات عامة، حتى تعكس المعاملة طبيعة الشراء. يجب ألا يُفترض أن وصف الصنف بأنه خدمة يلغي كل إعدادات المخزون؛ فالسلوك يرتبط بالإعدادات الفعلية للعملية والصنف.
التصنيف وتوزيع التكلفة
يجيب الحساب المالي عن نوع النفقة، ويجيب مركز التكلفة عن الجهة المسؤولة، وتضيف رموز التكلفة تفاصيل التحليل حيث تتوافر. فقد تكون أتعاب هندسية مصروفاً من نوع محدد وتخص نشاطاً بعينه في مشروع.
وجود فاتورة في النظام لا يثبت إنجاز الخدمة، كما أن قبول الخدمة لا يثبت السداد. يجب أن توضح الأدلة ما تم الاتفاق عليه وما قُبل وما أصبح مستحقاً، ثم كيفية تسجيله وتسويته.
لا تُحتسب لها درجة. أجب عن كل الأسئلة لإنهاء الدرس.
