مقدمة في DNA ERP: كيف ترتبط أعمال الشركة ببعضها؟

لنفترض أن عميلاً طلب من شركتك 100 كرسي مكتبي. اتفق معه موظف المبيعات على السعر وموعد التسليم، ثم بدأ المستودع تجهيز الكمية، وتولى قسم الحسابات إصدار الفاتورة ومتابعة السداد.

هذه عملية بيع واحدة، لكنها تحتاج إلى تعاون عدة أقسام. وإذا كانت معلومات كل قسم منفصلة عن الآخر، فقد يَعِد موظف المبيعات بكمية غير متوفرة، أو يجهز المستودع طلباً قديماً، أو يطالب قسم الحسابات العميل بمبلغ سبق أن سدده.

هنا تظهر أهمية نظام DNA ERP: يتيح للأقسام العمل على معلومات مشتركة ومتابعة العملية من بدايتها حتى اكتمالها، مع توضيح ما أُنجز وما لا يزال مطلوباً من كل قسم.

ما نظام تخطيط موارد المؤسسة؟ ولماذا تحتاج إليه الشركة؟

ERP هو اختصار للاسم الإنجليزي لنظام تخطيط موارد المؤسسة. والمقصود به برنامج يجمع أعمال الشركة الأساسية، مثل المبيعات والمشتريات والمخزون والحسابات والإنتاج والمشاريع، ويربط معلوماتها ببعضها.

كلمة «موارد» تشمل ما تعتمد عليه الشركة لإنجاز أعمالها: الأموال، والبضاعة، والمواد الخام، والوقت، والقدرة على الإنتاج. يساعد النظام على تنظيم استخدام هذه الموارد والوفاء بما اتفقت عليه الشركة مع عملائها ومورديها.

فالحصول على طلب بيع كبير لا يعني بالضرورة أن الشركة مستعدة لتنفيذه. ربما تحتاج إلى شراء مواد، أو تخصيص وقت للإنتاج، أو توفير سيولة قبل أن يدفع العميل. لذلك تحتاج الإدارة إلى معرفة قيمة الطلب، وتوفر البضاعة، وتكلفة التنفيذ، وموعد التحصيل معاً.

كيف يرتبط العمل داخل DNA؟

يضم DNA وحدات متخصصة لكل مجال. تستخدم المبيعات معلومات العميل والأسعار، ويتابع المستودع الكميات ومواقعها، وتتولى المشتريات تأمين الاحتياجات، ويتابع قسم الحسابات الفواتير والمبالغ المستحقة والمدفوعات.

وتختلف التفاصيل حسب طبيعة النشاط. فالشركة التجارية قد تبيع بضاعة جاهزة، بينما يحتاج المصنع إلى مواد وإنتاج قبل التسليم. وفي شركات المقاولات والخدمات، قد يرتبط البيع بمشروع تُنجز أعماله وتصدر فواتيره على مراحل.

عندما ترتبط مستندات هذه الوحدات، يستطيع كل قسم معرفة ما حدث في الأقسام الأخرى. فيرى موظف المبيعات ما سُلّم من الطلب، ويعرف المحاسب الفواتير المرتبطة به، وتستطيع الإدارة متابعة المبلغ المتبقي للتحصيل.

ماذا يعني كل مستند في عملية البيع؟

• عرض السعر: ما تقترحه الشركة على العميل من أصناف وأسعار وشروط.
• أمر البيع: تفاصيل الطلب المتفق عليه مع العميل: ماذا سيشتري، وبأي كمية، وبأي شروط.
• سند التسليم: الأصناف والكميات التي جرى تسليمها للعميل في دفعة محددة.
• فاتورة المبيعات: المبلغ المطلوب من العميل مقابل البضاعة أو الخدمة وفق الاتفاق.
• تسجيل دفعة من العميل: المبلغ الذي استلمته الشركة منه.
• ربط الدفعة بالفواتير: تحديد الفاتورة أو الفواتير التي سددها العميل بهذا المبلغ، كلياً أو جزئياً.

ليس من الضروري أن تحدث جميع هذه الخطوات في يوم واحد أو بالترتيب نفسه في كل صفقة. فقد يدفع العميل مقدماً، أو يستلم الطلب على دفعات، أو يسدد الفاتورة على أكثر من مرة. المهم أن تكون العلاقة بين الطلب والتسليم والفواتير والمدفوعات واضحة.

يميز DNA بين شروط الدفع بالأجل، والدفعة المقدمة، والفوترة حسب مراحل الإنجاز، والشروط التي تجمع أكثر من ترتيب. ويتحدد استخدام خطة الفوترة في أمر البيع بحسب نوع الشروط المختارة، فلكل نوع طريقة مختلفة لتنظيم المطالبة بالمبالغ وسدادها.

مثال: ما الذي تبقى من طلب الكراسي؟

اتفقت الشركة على بيع 100 كرسي بسعر 200 دولار أمريكي للكرسي، أي بقيمة إجمالية قدرها 20,000 دولار. ولتبسيط المثال، لا توجد ضرائب أو رسوم إضافية.

سلّمت الشركة 60 كرسياً، وأصدرت فاتورة بقيمتها، وهي 12,000 دولار. ثم دفع العميل 7,000 دولار لسداد جزء من هذه الفاتورة.

• قيمة الطلب بالكامل: 20,000 دولار
• الكمية التي استلمها العميل: 60 كرسياً
• الكمية التي لا تزال الشركة مطالبة بتسليمها: 40 كرسياً
• قيمة الفاتورة الصادرة: 12,000 دولار
• المبلغ الذي سدده العميل: 7,000 دولار
• المبلغ المتبقي لسداد الفاتورة: 5,000 دولار
• قيمة الكراسي التي لم تصدر بها فاتورة بعد: 8,000 دولار

هناك فرق مهم بين آخر مبلغين. فالـ5,000 دولار مبلغ مطلوب لسداد فاتورة صدرت بالفعل. أما الـ8,000 دولار فهي قيمة بقية الطلب، ولم تصدر بها فاتورة في هذا المثال. ولا يمكن اعتبار المبلغين فاتورة واحدة مستحقة السداد الآن؛ فموعد المطالبة ببقية قيمة الطلب يتوقف على الاتفاق.

يوضح DNA تقدم التسليم والفوترة والتحصيل، حتى يعرف المستودع أن عليه تسليم 40 كرسياً، ويعرف قسم الحسابات أن المتبقي على الفاتورة الحالية 5,000 دولار. وهكذا تصبح متابعة الطلب أدق من الاكتفاء بوصفه بأنه «مكتمل» أو «غير مكتمل».

لماذا تُعد بيانات العملاء والأصناف مهمة؟

يعتمد هذا الترابط على بيانات أساسية تستخدمها الأقسام باستمرار، مثل العميل، والصنف، والمستودع، ووحدة القياس، وشروط الدفع.

إذا سُجل العميل نفسه مرتين، فقد تظهر بعض فواتيره في حساب وبعض دفعاته في حساب آخر. وإذا كانت الكمية عشرة دون توضيح الوحدة، فقد يفهمها موظف على أنها عشر قطع وآخر على أنها عشرة صناديق.

يوفر DNA هذه البيانات المشتركة لتكون نقطة انطلاق واضحة للمعاملات. وتنعكس دقتها على الأسعار والكميات والأرصدة والتقارير.

متى نحتاج إلى الخصائص المتقدمة؟

التسليم والفوترة الجزئيان يفيدان عندما ينفذ الطلب على دفعات. تستطيع الشركة متابعة الجزء المنفذ والجزء المتبقي دون أن تفقد علاقتها بالطلب الأصلي.

أما الفوترة حسب مراحل الإنجاز فتناسب عقوداً مثل تركيب المعدات. فقد ينص الاتفاق على إصدار جزء من الفواتير بعد اعتماد التصميم، وجزء بعد التوريد، وجزء بعد التشغيل. في هذه الحالة، ترتبط الفاتورة بمرحلة متفق عليها، وقد تختلف عن قيمة البضاعة المسلّمة في تلك اللحظة. تدعم خطط الفوترة في DNA تنظيم هذا الاتفاق.

وقد تحتاج الشركة إلى دفعة مقدمة لتمويل بداية العمل، ثم تُخصم هذه الدفعة من المستحقات اللاحقة وفق الاتفاق. وفي بعض العقود، يحتفظ العميل بجزء من المستحقات ضماناً لحسن التنفيذ، ويسدده عند تحقق شرط معين، مثل الاستلام النهائي. تسمى هذه المبالغ «المبالغ المحتجزة». يتيح DNA متابعتها ضمن إجراءات الفوترة والتحصيل التي تدعمها. وعند خصم دفعة مقدمة من فاتورة لاحقة، نستخدم مبلغاً دفعه العميل بالفعل؛ فلا نمنحه خصماً جديداً ولا نغيّر قيمة العقد. وفي حساب استرداد الدفعة المقدمة المرتبط بأمر البيع، لا يزيد المبلغ المستخدم على المتبقي من الدفعة أو على مبلغ الفاتورة المستخدم في حساب الاسترداد، بعد خصومات البنود وقبل الضريبة.

وتخدم الخصومات وأكواد الخصم والعروض الترويجية أغراضاً مختلفة. فقد يُمنح خصم لعميل في صفقة محددة، أو يستخدم العميل كوداً للاستفادة من عرض، أو يحصل على ميزة عند شراء كمية معينة. تساعد خصائص DNA على تطبيق كل نوع وفق شروطه.

أما الصلاحيات وقواعد الموافقة فتحدد ما يستطيع كل مستخدم تنفيذه، ومن يجب أن يراجع المعاملة ويعتمدها. وتختلف قواعد الاعتماد حسب نوع العملية وقيمتها والمسؤولين عنها.

ما الفكرة التي يجب أن تبقى واضحة؟

لكل مستند معنى محدد. أمر البيع يوضح ما اتفقت عليه الشركة مع العميل، وسند التسليم يوضح ما سلّمته، والفاتورة توضح ما طالبته بسداده، والدفعة توضح ما استلمته منه. فهم هذه الفروق يساعدك على قراءة معلومات DNA ومعرفة ما تحتاج الشركة إلى متابعته فعلياً.