الحقول المخصصة: إضافة معلومات لها تعريف وغرض

يلتقط الحقل المخصص معلومة لا يمثلها السجل القياسي بما يكفي. ويفيد عندما تستطيع المؤسسة تحديد معناها ومن يزوّدها وكيف ستستخدمها. أما الحقل الذي لا يخدم قراراً أو تقريراً فيضيف عبء صيانة دون معرفة مفيدة.

ينبغي أن يناسب النوع المعلومة. الاختيار المحدد يدعم تصنيفاً متسقاً، والنص الحر يدعم الشرح. استخدام النص الحر لقيمة تحتاج إلى مقارنة منتظمة قد ينتج تهجئات مختلفة ونتائج غامضة.

الحقول في DNA

يشترط إعداد الحقول المخصصة في DNA اسماً ونوعاً وتعييناً واحداً على الأقل. ويدعم إعدادات بحسب النوع، وعلامة الإلزام، وحالة النشاط، وخيارات عرض في PDF. تحتاج الأنواع القائمة على الاختيار إلى خيارات، ولأنواع أخرى فحوصها الخاصة.

يفصل الإعداد بين الاسم الداخلي والتسمية المعروضة. تساعد التسمية الواضحة المستخدم، بينما يفيد ثبات التعريف الداخلي التقارير والتكاملات. تغيير التسمية لا يعني بالضرورة تغيير معنى القيم القديمة.

الإلزام لا يضمن الدقة

قد يضمن الحقل المطلوب إدخال قيمة، لكنها قد تكون غير صحيحة. فإذا أضافت Northstar حقل «فئة التركيب»، تحتاج الخيارات إلى معانٍ متفق عليها ومسؤول عن صيانتها.

يسجل طلب الإعداد علامة الإلزام والتعيينات. ولا يُفترض أن كل شاشة أخرى أو سجل تاريخي سيكتسب تلقائياً الفحص نفسه أو قيمة مكتملة.

مراجعة الاستخدام كاملاً

يُفحص الحقل ضمن المعاملة التي عُيّن لها، وفي المستند الناتج إن كان عرضه مهيأً. وإذا احتاج تقرير أو تكامل إلى القيمة، يُتحقق من ذلك الاستخدام تحديداً.

تُتجنب الحقول المتكررة بأسماء متقاربة للمفهوم نفسه. الحقل المفيد له تعريف ومالك وخيارات مناسبة ودور واضح في العملية.