الدفعات المقدمة للموردين: تمويل التوريد قبل اكتماله

الدفعة المقدمة مبلغ تدفعه الشركة قبل توقيت السداد المعتاد، غالباً لبدء التصنيع أو حجز التوريد. هي مبلغ دفع بالفعل ويجب أن يبقى معروفاً حتى استخدامه أو استرداده؛ وليست خصماً جديداً على سعر الشراء.

مثال يوضح المتبقي

قيمة أمر الشراء 50,000 دولار، والاتفاق يتطلب 30% مقدماً، أي 15,000 دولار. بعد دفعها، يصدر المورد فاتورة بكامل 50,000 دولار. إذا استُخدمت الدفعة المقدمة المتاحة في التسوية، يبقى 35,000 دولار وفق هذا المثال المبسط.

دفع 50,000 دولار أخرى دون مراعاة الدفعة السابقة يجعل إجمالي الخارج 65,000 دولار مقابل التزام قدره 50,000 دولار.

التمثيل في DNA

يدعم DNA شروط الدفعة المقدمة للمورد وربطها بحساب مناسب. يتطلب إعدادها نسبة وحساب أصل للدفعة المقدمة في النسخة المراجعة. يجب ربط العملة والمورد والدفعة بالشراء المقصود.

لا ينبغي افتراض تطابق خيارات دفعات المورد مع دفعات العملاء؛ فلكل جانب إعداداته ومساراته. كذلك لا يعني تسجيل شرط دفعة مقدمة أن المبلغ دُفع فعلاً.

المتابعة الصحيحة

تحتاج الشركة إلى التمييز بين المطلوب مقدماً، والمدفوع فعلاً، والمستخدم في التسوية، والمتبقي. وقد تختلف شروط الاسترداد أو الاستخدام إذا ألغي التوريد أو تغير نطاقه.

تساعد بيانات الشروط والمدفوعات والعلاقات بين المستندات على تفسير هذه المراحل. وتظل المراجعة ضرورية لمنع تكرار السداد أو استخدام دفعة تخص مورداً أو التزاماً آخر.